Nachfolgend finden Sie Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Videokonferenzdienstes „Zoom“ der Telekom Deutschland GmbH an der Fachhochschule Südwestfalen.
Hinweis: Teilen Sie keine vertraulichen Unterlagen und Inhalte sowie sensible personenbezogene Daten nach Art. 9 Abs. 1
DSGVO über das Meeting und insbesondere nicht über die Chatfunktionen in und außerhalb des Meetings, sondern stellen diese ausschließlich durch gesicherte Wege zur Verfügung.
A. Zweck der Verarbeitung
Die Fachhochschule Südwestfalen setzt eine Kollaborations- und Kommunikationslösung über das Tool „Zoom“ ein, welches zur Durchführung von Telefon- und Videokonferenzen, Online-Meetings, und Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“) genutzt werden kann, insbesondere zu Zwecken der Durchführung von digitaler Lehre und Online-Prüfungen, Forschung und Forschungsprojekten, organisatorischer und personeller Maßnahmen im Beschäftigungsverhältnis sowie der Kommunikation mit externen Personen. „Zoom“ ist ein gemeinsamer Dienst der Telekom Deutschland GmbH und Zoom Video Communications, Inc. Diese bieten den Dienst als Telekommunikationsdiensteanbieter im Sinne des Gesetzes über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz – TDDDG) an. Bereitgestellt wird der Dienst für die Fachhochschule Südwestfalen über die Telekom Deutschland GmbH.
B. Verantwortlichkeit
I. Telekommunikationsdienst
Die Meeting- und Webinarlösung von „Zoom“ mit seinem Kommunikationsangebot ist als ein Telekommunikationsdienst nach dem TDDDG eingeordnet. Insoweit ist ausschließlich das Unternehmen Zoom Video Communications, Inc. verantwortlich. Grundsätzlich ist es für alle Kommunikationsteilnehmer, die „Zoom“ nutzen, möglich, mit Ihnen zu kommunizieren. Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten und von Informationen von Endgeräten finden Sie in der Datenschutzerklärung und im Trust Center von Zoom.
II. Aufruf der Webseite „Zoom“
Der Anbieter von „Zoom“ ist für die Datenverarbeitung auf deren Webseite verantwortlich. Ein erstmaliger Aufruf der Webseite ist für die Nutzung von „Zoom“ erforderlich, um sich die „Zoom Workplace“-App herunterzuladen oder die Basisfunktionen des Dienstes über die Browserversion zu nutzen, wenn Sie nicht auf die „Zoom Workplace“-App zurückgreifen möchten.
III. Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Hochschule
Verantwortlich für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings steht, ist die
Fachhochschule Südwestfalen
Baarstraße 6
68636 Iserlohn
info@fh-swf.de
Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten:
Datenschutzbeauftragter
Baarstraße 6
58636 Iserlohn
datenschutzbeauftragter@fh-swf.de
C. Kategorien von verarbeiteten personenbezogenen Daten
Bei der Durchführung von Online-Meetings werden verschiedene Datenarten mit Personenbezug verarbeitet, wobei der Umfang auch davon abhängt, welche Einstellungen Sie ausgewählt haben und welche Daten Sie angeben.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Vor- und Nachname sowie ggf. abweichender Anzeigename, Nutzer-ID, E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-on“ nicht verwendet wird), Telefonnummer (optional), Profilbild (optional), Abteilung (optional). Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
- Text-, Audio- und Videodaten: Je nach Einstellung können Sie in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen nutzen. Die von Ihnen gemachten Eingaben werden verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Der Text innerhalb der Chatfunktion wird in einer separaten Datei gespeichert und ist im Falle einer Aufzeichnung nicht Teil des Videos. Um die Anzeige von Ihrem Video und die Wiedergabe von Ihrem Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen. In der Regel sind die Video- und Audiofunktion ausgestellt und Sie müssen diese aktiv einschalten.
- Meeting-(Meta-)Daten: Name und Status der Teilnehmenden (Host/Teilnehmer), Hostinformationen, Datum und Uhrzeit der Meetings, Thema des Meetings/Bezeichnung des Raumes, Meeting-ID, Kenncode und Einladungslink, Beschreibung (optional), Dauer und Anzahl der Meetings, Anzahl der Teilnehmer, Beginn und Ende der Teilnahme von Personen, Einwahlmethode zu dem Online-Meeting.
- Geräteinformationen: Gerätename, Geodaten, IP-Adresse, Typ und Version des Betriebssystems, Client-Version/Browsertyp und -version, Endpoint-MAC-Adressen, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp, Festplatten-ID, Mikrofon/Lautsprecher, Kamera.
- Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Wenn Online-Meetings aufgezeichnet werden sollen, wird Ihnen das im Vorwege transparent mitgeteilt und um Ihre Einwilligung gebeten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom Workplace“-App angezeigt.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, wobei Teile der Rufnummer mit Sternchen maskiert werden, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Gespeicherte Informationen im permanenten Teamchat: Ggf. Chatnachrichten sowie ausgetauschte Dateien; ggf. Titel des Chatkanals; ggf. Notizen; ggf. Anmerkungen im Whiteboard.
- Adressbuch- und Kalenderinformationen (ggf. auch weitere Informationen bei Verknüpfung mit Outlook).
- Unterstützungsleistungen/Support (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Authentifizierungsinformationen, Systeminformationen, Error-Logfiles, Diagnoseinformationen).
Im Falle von Webinaren können für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeitet werden.
Die bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
D. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Fachhochschule Südwestfalen verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 18 DSG NRW die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der ggf. erfolgenden digitalen Lehre und der Abnahme von Online-Prüfungen ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i. V. m §§ 3 Abs. 3 HG NRW i. V. m. §§ 29, 14, 16 HDVO.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings im Rahmen von Vertragsverhandlungen und -beziehungen ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO.
Im Übrigen kommt Ihre Einwilligung i. V. m. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
E. Empfänger/Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen der Bereitstellung des Telekommunikationsdienstes durch Zoom und des Auftragsverarbeitungsvertrages mit der Telekom Deutschland GmbH vorgesehen ist.
F. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ an der Fachhochschule Südwestfalen ist ein Dienst, der von der Telekom Deutschland GmbH aufgrund eines mit dieser und der Fachhochschule Südwestfalen abgeschlossenen Vertrages über die Datenverarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO erbracht wird, sodass diese von den o. g. Daten Kenntnis erhält. „Zoom“ bietet die Telekom mit der Zoom Video Communications, Inc. mit Sitz in den Vereinigten Staaten von Amerika an. Hierzu haben diese die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgeschlossen. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zudem durch die Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc. im Rahmen des Date-Privacy-Frameworks gegeben. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt.
G. Löschung von Daten
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht, also z. B. dann, wenn das Nutzerkonto nicht mehr benötigt wird (in der Regel nach einer langen Inaktivität des Kontos; sechs Monate bei Studierenden und 15 Monate bei Beschäftigten ab dem Zeitpunkt der letzten Anmeldung). Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Das gilt auch für die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.
H. Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben gegenüber der Fachhochschule Südwestfalen folgende Rechte nach der DSGVO, die Sie per E-Mail an zoom-support@fh-swf.de geltend machen können:
- Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung für die Zukunft, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung berührt;
- Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten;
- Recht auf Berichtigung;
- Recht auf Löschung;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
- Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit es Ihnen gesetzlich zusteht;
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Zuständig für die Fachhochschule Südwestfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen ( www.ldi.nrw.de).
Zoom bietet Ihnen im Rahmen Ihres angelegten Accounts die Möglichkeit, ggf. fehlerhafte Angaben innerhalb der „Zoom Workplace“-App oder den erweiterten Einstellungen („Mehr Einstellungen ansehen“) selbst zu korrigieren bzw. zu löschen. Ihre Rechte ggü. Zoom können Sie laut Datenschutzerklärung von Zoom („So erreichen Sie uns“) unter https://privacyportal.onetrust.com/webform/65962359-ef0d-4399-9db4-572d06de08aa/f277f9f7-bfee-4233-815e-80e290139bc2 geltend machen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung, insbesondere ein Profiling i. S. d. Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
I. Änderung dieser Datenschutzhinweise
Diese Datenschutzhinweise werden bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen, überarbeitet. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 21.02.2025