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Der Abschluss der Dienstvereinbarungen zur „Flexiblen Arbeit“ hat die Schaffung transparenter und verlässlicher Rahmenbedingungen zur Gestaltung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes zum Ziel, die die Interessen der Beschäftigten und der Hochschule gleichermaßen berücksichtigen.

Zum 18.01.2023 sind die neuen Regelungen und damit auch die Modelle des zeit- und ortsflexiblen Arbeitens in Kraft getreten.

Alle Informationen und Unterlagen finden sich auf der Website zur Flexiblen Arbeit.

Ein gutes Zeitmanagement unterstützt dabei, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen, um ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Arbeit, Freizeit und persönlichen Bedürfnissen zu erreichen.
Insbesondere das Arbeiten im Homeoffice führt häufig zu Veränderungen des gewohnten Tagesablaufs, bietet erweiterte Möglichkeiten der Selbstorganisation und erfordert Selbstdiziplin.

In diesem Impuls haben wir einige ausgewählte Tipps und Methoden zusammengestellt, um das eigene Zeitmanagement aktiv zu gestalten:

• Zeitdiebe aufdecken und eliminieren
  Fast jede*r kennt beruflich wie privat das Gefühl zu wenig Zeit für die Dinge zu haben, die man sich eigentlich vorgenommen hat. Wie entsteht dieser Zeitdruck und wie können wir damit umgehen?
• Wichtige und dringende Aufgaben unterscheiden
  In diesem Themenblock wird vorgestellt, wie Sie Ihre Aufgaben mithilfe des Eisenhower-Prinzips priorisieren können.
• Arbeitsphasen im Blick behalten
  Erfahren Sie wie die Pomodoro-Technik Ihnen dabei helfen kann, neue Arbeitsroutinen für die Erledigung von Aufgaben im Homeoffice aufzubauen.
• Motiviert in eine neue Woche starten
  Hier erhalten Sie hilfreiche Tipps für die Gestaltung Ihrer Wochen- und Tagesplanung und zu Methoden für deren Umsetzung.

Folien zum Download (PDF)

Mit dem Kontakthalte- und Wiedereinstiegsprogramm sollen längere Abwesenheitszeiten aus verschiedenen persönlichen oder familiären Gründen gezielt berücksichtigt werden.
Ziel dieses Programmes ist es, sowohl für die*den Beschäftigte*n als auch für die Führungskraft, Planungssicherheit und Transparenz zu schaffen, während der Abwesenheit – soweit von der*m Beschäftigten gewünscht – Kontakt zu halten und den beruflichen Wiedereinstieg an unserer Hochschule zu erleichtern. Die Unterlagen sollen Ihnen dabei zur Orientierung dienen, Ihnen Gesprächsimpulse geben und Sie darin unterstützen, eine längere Abwesenheit für alle Beteiligten bestmöglich zu gestalten.

Leitfaden (PDF)
Checkliste bei Mutterschutz, Elternzeit und Beurlaubung zur Kinderbetreuung (PDF)
Checkliste bei Pflegezeit und Beurlaubung zur Pflege naher Angehöriger (PDF)
Checkliste bei sonstigen längeren Abwesenheiten (PDF)
Protokollvordruck (PDF)

Das Format des Mitarbeitendengesprächs bietet für die*den Einzelne*n einen regelmäßigen Anlass, die eigene Arbeitszufriedenheit zu reflektieren und sich auch Gedanken über wichtige Einflussfaktoren zu machen. Die Gestaltung dieser Faktoren, die beispielsweise das Arbeitsumfeld, die Führung und Zusammenarbeit, die Arbeitsaufgaben sowie Förder- und Entwicklungsmaßnahmen betreffen können, ist dann Inhalt des Gesprächs zwischen Beschäftigter*m und Führungskraft. Die Teilnehmenden haben auf diese Weise die Möglichkeit, Absprachen zu treffen oder Ideen festzuhalten, die nachhaltig zur individuellen Entwicklung einerseits und zur konstruktiven Zusammenarbeit andererseits beitragen.

Mit den folgenden Unterlagen möchten wir Sie bei der Vorbereitung und Durchführung der Gespräche unterstützen.

Dienstvereinbarung (PDF)
Präsentation Infoveranstaltung (pptx)

Unterlagen zur Durchführung
Leitfaden (PDF)
Vorbereitungsbogen (PDF)
Dokumentationsvorlage (PDF)

Das Arbeiten im Homeoffice bringt sowohl für die einzelnen Beschäftigten und Führungskräfte als auch das gesamte Team Veränderungen mit sich. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Impuls zeigen, wie Sie und Ihr Team auch auf Distanz Ihren Arbeitsalltag gemeinsam gestalten können. Dabei haben wir den Fokus auf folgende Themen gesetzt:

• Isolation vermeiden, Bindung stärken!
  Erfahren Sie wertvolle Informationen und Tipps für die Durchführung eines Online-Meetings, zur persönlicheren Teamkommunikation sowie zur Stärkung des Teamgefühls durch die Organisation von Freizeitangeboten.
• Richtig Feedback geben
  Auch im Homeoffice ist es wichtig regelmäßig Feedback zu geben. Wie Sie dies konstruktiv machen und worauf Sie dabei achten sollten, können Sie in diesem Themenblock nachlesen.
• Zusammenarbeit stärken
  Nutzen Sie Sciebo und Zoom, um Ihre Zusammenarbeit noch effizienter zu gestalten. Hier erfahren Sie wie.
• Methodensammlung
  Die Distanz kann schnell dazu führen, dass Transparenz und Interaktion abnehmen. Mit einem digitalen Aufgaben- und Projektmanagement, regelmäßigen Retrospektiven sowie verschiedenen Übungen für Ihre Videokonferenzen können Sie dem entgegenwirken.

Folien zum Download (PDF)

Materialsammlung
Vorlage für Kudo-Karten (PDF)
Vorlage für Projekt- und Aufgabenmanager als Exceltabelle (xlsx)

Linksammlung
Sciebo - Campuscloud
Mentimeter - interaktives Umfragetool
Random-Picker-Wheel - Warm-Up-Tool für Onlinemeetings
Brightful Meeting-Games - Warm-Up-Tools für Onlinemeetings
Workshop-Spiele - Warm-Up-Tools für Onlinemeetings

Der an FH SWF zur Umsetzung digitaler Lehrveranstaltungen eingesetzte Videokonferenzdienst Zoom bietet auch vielfältige Möglichkeiten und Funktionen für die Durchführung von Besprechungen und zur Gestaltung synchroner Zusammenarbeit im Homeoffice. In diesem Impuls erhalten Sie alle wesentlichen Informationen vom Anlegen eines Kontos bis hin zur Einrichtung und Realisierung eines eigenen Meetings.

• Registrierung & Lizenzvergabe
  Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie sich bei Zoom registrieren und wie Sie eine Voll-Lizenz beantragen können.
• Installation des Zoom-Clients für Hochschulverwaltungsmitarbeiter*innen
  Zur aktiven Nutzung von Zoom empfiehlt sich die Installation der Desktop-Anwendung. Für die durch IT-Services betreuten dienstlichen Geräte erfolgen Installation und Updates über die Software-Verteilung ZCM.
• Teilnehmer*in in einem Zoom-Meeting
  Sie erhalten einen Überblick über die Möglichkeiten, sich bei Zoom anzumelden und als Teilnehmer*in einem Meeting beizutreten. Des Weiteren finden Sie eine Beschreibung der Bedienelemente, die Ihnen während einer Videokonferenz zur Verfügung stehen.
• Host in einem Zoom-Meeting
  Sie erfahren, wie Sie als Host ein Meeting anlegen und Teilnehmende einladen. Darüber hinaus lernen Sie einige nützliche Funktionen kennen, die Sie als Host einsetzen können (zum Beispiel: Anlegen von Breakout Sessions und Umfragen, verschiedene Möglichkeiten der Bildschirmfreigabe).

Folien zu Registrierung & Lizenzvergabe sowie Installation und Update des Zoom-Clients (PDF) für Hochschulverwaltungsmitarbeiter*innen (Dezernat 6)
Folien zur Nutzung von Zoom (PDF) (Guntram Fink, Blended Learning Ansprechpartner)

• Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via Zoom
  

Mit dem Firmenfitnessprogramm von Hansefit möchten wir den Beschäftigten der FH Südwestfalen den vergünstigten Zugang zu einer Vielzahl an Sport- und Gesundheitseinrichtungen ermöglichen.
Dies ist eine Maßnahme abgeleitet aus den Ergebnissen der Personalbefragung 2022, um den dort aufgezeigten häufigsten gesundheitlichen Beschwerden (wie z. B. im Bereich von Nacken, Schultern und Armen) zu begegnen.

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Stellen Sie sich vor: Ein heimtückischer Schurke namens Rückenschmerzen hat es sich in unseren Büros bequem gemacht und versucht, uns den Alltag zu vermiesen.
Aber nicht mit uns! In dem anstehenden Themensemester schlüpfen wir nochmals in unsere Superhelden-Kostüme und nehmen den Kampf auf. Expert*innen geben Beschäftigten der FH Südwestfalen Tipps und Tricks an die Hand, um den Schurken in die Flucht zu schlagen.

Im Rahmen der Personalbefragung wurden verschiedene Schwerpunkte gesundheitlicher Beschwerden identifiziert, zu denen in Themensemestern Angebote platziert wurden.
Auf den folgenden Seiten finden Sie Informationen und Materialien der vergangenen Veranstaltungen:

• Themensemester "Kopfschmerz"
• Themensemester "Gesunder Schlaf"

• Schaffen Sie sich möglichst einen festen Bereich zum ungestörten Arbeiten vorzugsweise ohne starke Lärmquellen und gestalten Sie diesen Arbeitsplatz so, dass Sie sich dort wohlfühlen. Eine räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben kann durch die Einrichtung eines exklusiven genau definierten Arbeitsplatzes auch im Kleinen stattfinden.
  Befindet sich Ihr Arbeitsplatz im direkten Wohnbereich, achten Sie darauf, dass Sie Arbeitsmaterialien nach der Arbeit ordentlich wegräumen, frei nach dem Motto „Aus dem Auge, aus dem Sinn“.
• Halten Sie proaktiv persönlichen Kontakt zu Kolleg*innen zum Beispiel via Telefon oder Video.
  Nutzen Sie hierzu auch die zur Verfügung stehenden Medien - wie zum Beispiel die Videokonferenzdienste Zoom oder DFNconf mit dem Produkt Pexip.
• Planen Sie Ihren Arbeitstag, indem Sie Ihre Arbeitsabläufe strukturieren und Ihre Arbeitszeit im Blickbehalten.
  Tägliche To-Do-Listen können ein hilfreiches Instrument sein, um Aufgaben klar zu definieren, den Überblick nicht zu verlieren und auch Arbeitsergebnisse und -erfolge sichtbar zu machen.
• Achten Sie auf eine aufrechte Sitzhaltung und verändern Sie regelmäßig Ihre Sitzposition, z. B. mithilfe von diesen Tipps der Techniker Krankenkasse.
  Bei längeren Telefonaten bietet es sich an, zwischendurch mal aufzustehen und sich zu bewegen.
• Vergessen Sie Ihre Pausen (nach sechs Stunden mind. 30 Minuten und ab neun Stunden mind. 45 Minuten) nicht und lüften Sie Ihren Arbeitsraum zugunsten eines guten Raumklimas über den Tag öfters durch.
  Nutzen Sie Ihre Mittagspause für einen Spaziergang oder legen Sie zum Beispiel ein kleines 8-Minuten-Workout oder ein paar einfache Yoga-Übungen ein.
• Planen Sie regelmäßige Mahlzeiten ein und stellen Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz etwas zu Trinken (am besten Wasser oder ungesüßten Tee) bereit. Als tägliche Trinkmenge für Erwachsene empfiehlt die Deutsche Gesellschaft für Ernährung (DGE) 1,5 Liter Flüssigkeit.
  Vielfältige Rezepte und Snackideen für den Alltag im Homeoffice finden Sie in der Rezeptdatenbank der Techniker Krankenkasse.
• Finden Sie Ihren eigenen und für Sie passenden Weg im Homeoffice, indem Sie sich neue Routinen und Arbeitsrituale schaffen.
  Die morgendliche Dusche, ein simulierter Arbeitsweg zum Briefkasten oder die bewusste Entspannung zum Feierabend, z. B. mit einer kurzen Übung zur Atementspannung.

Materialsammlung
Vortrag der Betriebsärztin: Bewegung im beruflichen Alltag mit Schwerpunkt mobiles Arbeiten im persönlichen Umfeld (nur über VPN verfügbar)
Hinweise zur Ergonomie im Homeoffice der Stabsstelle AGU (nur über VPN verfügbar)
Übungen für einen gesunden Rücken der UK/BG

Die Fachhochschule Südwestfalen möchte eingeschriebene Studierende und Beschäftigte während ihres Studiums bzw. ihrer beruflichen Tätigkeit unterstützen, um psychischen Belastungen oder Erkrankungen frühzeitig vorzubeugen bzw. ihnen zu ermöglichen, diese früh zu erkennen.

Der erste Schritt ist oft der schwierigste. Aber Krisen müssen nicht alleine bewältigt werden. Die psychologisch-psychotherapeutische Sprechstunde bietet Unterstützung - vertraulich und unkompliziert.

Häusliche Isolation stellt für viele Menschen eine neue Situation dar, die sehr belastend sein kann. Frustration, Vereinsamung, Überforderung und Langeweile sind hier beispielhafte Stressoren, die mit der Zeit auftreten können. Doch diese müssen nicht einfach hingenommen werden. In diesem Impuls möchten wir Ihnen wissenschaftlich überprüfte Verhaltensmaßnahmen und Strategien zeigen, die das Meistern einer solchen Situation ermöglichen:

• Besinnen Sie sich auf Ihre Stärken!
  Ihre persönlichen Ressourcen können Sie bei der Stressbewältigung unterstützen. Es gibt verschiedene Wege diese aufzubauen bzw. zu aktivieren.
• Pflegen Sie Ihre sozialen Kontakte über die Distanz!
  Soziale Kontakte tragen wesentlich zu unserem Wohlbefinden bei. Nutzen Sie das Telefon und digitale Medien, um mit Ihrem sozialen Umfeld in Kontakt zu bleiben.
• Begrenzen Sie das Grübeln!
  Dauerhaftes Grübeln ohne eine Stressbewältigung in Sicht wirkt kontraproduktiv. Erlernen Sie Strategien, um dies zu begrenzen.
• Geben Sie Ihren Gefühlen Raum!
  Belastende Stressoren lösen häufig negative Gefühle aus. Darüber reden, Bewegung und Entspannung sind Maßnahmen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Gefühlswahrnehmung zu verändern.

Folien als PDF zum Download